Al igual que en muchos otros aspectos de nuestra vida diaria, la modificación de la Ley de Protección de Datos ha conllevado también ciertos cambios en lo relativo a las comunidades de vecinos. Dada su complejidad, te contamos cuáles son esas novedades y a qué obliga.
La renovación de dicha ley ha aparecido con el objetivo de garantizar la seguridad de los datos personales de los ciudadanos. Como todos sabemos, las Comunidades de Vecinos disponen de unos ficheros en los que aparecen diversos datos personales de los propietarios, siendo el más habitual el que dispone de información relativa a las personas físicas que forman parte de la comunidad.
En ellos, puede aparecer nombre, dirección, teléfono, correo electrónico y con ellos, se puede llevar a cabo la gestión contable, fiscal y administrativa.
En algunos casos, gracias a la instalación de videocámaras por cuestiones de vigilancia, se debe incluir ficheros destinados para tal fin.
Y es que estos asuntos resultan de suma importancia, ya que en caso contrario, las comunidades pueden incurrir en sanciones (van desde los 900€ a les 600.000€, según el nivel de gravedad).
Cambios a partir del 28/05/2018
Mientras que anteriormente a esta fecha, las comunidades tenían que inscribir dichos ficheros en la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) a partir de ahora solo es necesario que se encuentre físicamente (normalmente en las oficinas del administrador de fincas como aplicación de medidas de seguridad).
El administrador de fincas como responsable actúa como representante de la Comunidad de Propietarios, estando habilitado para utilizar los datos que resulten necesarios para gestionar los asuntos de la comunidad (el tratamiento a favor del administrador de fincas debe aparecer en un contrato, en el que se incluyan las obligaciones de cada una de las partes de acuerdo a la normativa de protección de datos).
Por ello, el administrador de fincas debe cumplir con el deber de información, calidad de los datos, conservación de los datos, deber de secreto, regulación de cesiones de datos, etc.
Por todo ello, tanto la Comunidad de Propietarios (como responsable de los ficheros) como el Administrador de Fincas (como responsable del tratamiento) deberán cumplir con lo establecido en el Reglamento Europeo en materia de Protección de Datos, debiendo documentar su cumplimento ante la AEPD cuando sean requeridos para ello. En caso contrario, pueden estar cometiendo una infracción grave en el caso de incumplirlo.
Algunas otras obligaciones son:
- Si la comunidad tuviera página web, es necesario que aparezcan también los avisos legales correspondientes.
- Disponer de compromisos de confidencialidad.
Por último, en una situación muy habitual en las comunidades de propietarios como es el impago de los recibos, la nueva Ley de Protección de Datos impide que las cuotas vencidas e impagadas de algunos copropietarios aparezcan en el tablón de anuncios (como venía dándose con anterioridad).
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